Overzicht ipv post its
Structuur
Robert Schulze
Structuur
02/08/2023
2 min
0

Structureel taken managen

02/08/2023
2 min
0

Lijstjes en afvinken

Je bent misschien op zoek naar meer rust en overzicht in jouw leven als ondernemer. Daarom lees je waarschijnlijk deze blog met acht stappen voor meer structuur. Met meer structuur is er meer tijd over voor jou om te doen waarmee je de onderneming bent gestart, werken AAN in plaats van IN jouw onderneming.

In deze blog lees je de derde en vierde stap.

Stap 3: Getting things done

Getting Things Done, kortweg GTD, is het principe van David Allen. Hij stelt dat ons brein ruimte nodig heeft om taken te doen (denken/actie) en dat we daarom alle belangrijke informatie op een betrouwbare plek buiten ons hoofd moeten opslaan. De kernprincipes van GTD zijn als volgt samen te vatten:

  1. Focus! Focus op de belangrijkste taak, vaak de minst leuke, en maak deze af vóór je aan een nieuwe begint. Ken je het “eat-that-frog” principe? Mark Twain zei ooit: ”Wanneer jij je dag begint met het eten van een levende kikker, kun je met een voldaan gevoel de dag door, wetende dat dat waarschijnlijk het ergste was dat je die dag zal overkomen.” Dus begin met de grootste, minst leuke klus en de rest van de dag zal minder zwaar zijn dan hoe je de dag bent gestart.
  2. Zorg voor externe breincapaciteit. Ons brein filtert, ook als je dit leest, duizenden dingen om je heen weg, maar er blijven altijd zaken ‘rondhangen in je hoofd’. Schrijf die van je af, op papier of digitaal (hierover later meer).
  3. Schoon eens per week je externe breincapaciteit (je lijstjes) op. Als je lijstjes up-to-date en betrouwbaar zijn, geeft dat rust. Niet-kloppende lijstjes zorgen ervoor dat je weer gaat nadenken en erin duikt
  4. En als je opschoont, doe het dan praktisch: taken die al gedaan zijn (je zult versteld van jezelf staan) weggooien, complexe taken noteren als project met duidelijk doel en overige taken als next actions
  5. Een wachten-op-lijstje gebruik je om reminders te noteren van zaken waar je nog antwoord van krijgt.
  6. Nice to do of Some day zijn ideeën die je ooit, als je tijd hebt nog eens wilt gaan doen. Geef dit lijstje een leuke naam.

Stap 4: Efficiënt taakmanagement

Veel mensen werken nog steeds graag met post-its. Misschien ben je zelf ook liefhebber van papieren lijstjes. De gedachte is op zich niet verkeerd, want visueel overzicht van je taken geeft rust (het is genoteerd en dus uit je hoofd) en bij het wegwerken van een taak mag je een post-it van de muur trekken en weggooien. Een fysieke daad waardoor je ziet dat er een taak minder is en er in je hersenen een stofje vrijkomt waardoor je je tevreden voelt.

Sommige mensen zijn gezegend met een briljant geheugen en hebben geen behoefte aan geheugensteuntjes en structuur. Maar voor de doorsnee ondernemer zonder fotografisch geheugen bestaan er inmiddels talloze digitale oplossingen. En dat is best handig in een wereld waarin je overstelpt wordt met indrukken, ideeën, whatsappjes, e-mails, telefoontjes en andere neurologische input.

Bijvoorbeeld het programma Trello, een fijne uitkomst voor met name beelddenkers. Trello – letterlijk aanplakbord – is gebaseerd op het Japanse Kanban-principe. Het helpt teams samenwerken en informatie delen in de Cloud. Dit online takenbord managet gezamenlijke projecten, eigen taken en gedeelde taken.

Veel mensen hanteren timemanagement voor tijdwinst. Die tijd wordt alleen juist vaak weer besteed aan meer taken. Je krijgt dus meer gedaan, maar niet meer rust. Iets om over na te denken?

💡 TIP

Begin je dag met het bepalen van de taken die je vandaag echt wilt/moet doen en begin daar dan ook mee. Trello is gratis te gebruiken. Probeer het gewoon eens!

Wil je even snel een notitie, ingesproken bericht of foto invoeren in jouw Trello, kijk dan eens naar de Nederlandse app Braintoss. Hierin voer je een aantal mailadressen in die je linkt naar je Trello bord. Zo verschijnen nieuwe taken die je onderweg bedenkt gelijk in je Trello-lijst.

P.S. ik heb geen aandelen in Trello maar gebruik dit systeem al sinds 2014 om mijn drukke leven te ordenen en samen met mijn teams te werken. Er zijn uiteraard vergelijkbare alternatieven, alleen al met dat onderzoeken kun je een avond vullen.

Wil je ook weten hoe een goede structuur kan bijdragen aan een hogere verkoopprijs voor jouw bedrijf? Neem dan eens contact op. 

Reacties
Categorieën